Transport management system (TMS), définition et principales fonctions

Qu’est-ce qu’un TMS ?

Le système de gestion du transport ou Transport Management System en anglais est un logiciel qui contribue à améliorer les opérations de planification, d’exécution et d’optimisation du transport des marchandises. Il est utile à de nombreux professionnels parmi lesquels figurent les profils suivants :

• experts du domaine de la logistique ou de la gestion de la chaîne d’approvisionnement,
• distributeurs,
• détaillants, etc.

Si les TMS voient le jour en 1980, les premiers d’entre eux étaient pensés pour faciliter la facturation des clients, mais aussi pour suivre les règlements. En 1985, l’outil évolue et est désormais capable de gérer un parc de véhicules. En 1990, des logiciels spécialisés dans la logistique sont créés et ces derniers permettant d’avoir une meilleure maîtrise des coûts de transport. Avec la complexification de la supply chain, ils s’améliorent une fois de plus.

Disposant d’une plateforme permettant de gérer tous les aspects relatifs au transport, le TMS possède de nombreux avantages. Et notamment lorsqu’il s’agit d’automatiser des tâches comme la sélection du transporteur, le suivi des expéditions ou l’optimisation des itinéraires. Il aide également la société à obtenir des informations qui facilitent la prise de décisions stratégiques en matière de transport et de logistique.

Lorsqu’il est question de mettre en place un système de gestion de la Supply Chain, le TMS fonctionne conjointement avec plusieurs autres logiciels. Les plus courants sont l’ERP (Enterprise resource planning) ou Progiciel de gestion intégré en français et le WMS (Warehouse Management System) ou système de gestion d’entrepôt.

Quelles sont les fonctions clés du TMS ?

Utilisé dans la gestion de l’approvisionnement des marchandises et des achats, le TMS possède différentes fonctions dont voici les principales.

Planification et exécution

Permettant à l’utilisateur d’accéder aux données liées aux tarifs, aux délais de livraison et aux itinéraires, cette fonctionnalité est parfaite pour gérer une activité comme l'expédition des marchandises. Grâce à elle, il est possible de modifier la taille du fret afin d’optimiser le transport des colis en évitant que des camions trop peu chargés soient déplacés.

S’il est présent sur n’importe quel TMS, l’outil d’exécution peut fonctionner différemment selon le système. Aidant l’utilisateur à mieux gérer les mouvements de fret, il permet de réaliser les opérations suivantes :

• communication avec les différents transporteurs,
• assistance à la facturation,
• suivi des marchandises, etc.

Les meilleurs TMS disposent d’une option GPS qui les rend capables de suivre les mouvements des marchandises en temps réel, mais aussi d'évaluer le temps qu’il faudra pour les livrer aux clients.

Optimisation, gestion de fret et administration

Grâce à la fonction d’optimisation, l’utilisateur a accès à des rapports et des tableaux de bord qui lui permettent de suivre, mais aussi de mesurer les performances des processus. Ces analyses qui prennent en compte le coût des services d’expédition aident à choisir le bon transporteur ainsi que la méthode de livraison la mieux adaptée.

En ce qui concerne la gestion du fret, elle est possible, car le TMS est en mesure de collecter, de stocker et de traiter les informations tarifaires en temps réel. Ainsi, les enjeux liés aux processus de transport sont abordés plus sereinement et une relation de confiance peut naître avec les transporteurs.

Enfin, la fonction d’administration permet d’assurer le respect des exigences en matière de documentation, mais aussi d’informations sur le plan financier. Si le TMS s’occupe du traitement des factures, il est généralement équipé d’un système intégré pour les paiements automatiques.

Comment mettre en place une solution TMS ?

Avant de s’intéresser au TMS qui lui convient, le client (l’entreprise) doit étudier ses besoins. Cela commence par prendre l’avis des différents services dans lesquels l’outil sera utilisé. Sa mise en place est un travail de longue haleine qui nécessite que plusieurs facteurs soient pris en compte, car il ne suffit pas de trouver un logiciel, mais bien une solution à forte valeur ajoutée. Après avoir recueilli les données nécessaires, les étapes suivantes doivent être suivies.

Rédaction d’un cahier des charges et choix du TMS

Ce dernier va permettre d’identifier les fonctionnalités dont l’entreprise a besoin pour mener à bien son activité. Il est également d’une grande utilité lorsque la société s’adresse à un éditeur de TMS pour qu’il lui conçoive une solution sur mesure. En général, le cahier des charges présente les objectifs attendus par le commanditaire, les fonctionnalités recherchées ainsi que certaines exigences techniques.

L’entreprise qui ne dispose pas de grands moyens devra se contenter de l’un des TMS proposés sur le marché. Qu’il s’agisse d’une solution Saas (hébergée sur le cloud) ou d’un système basé sur une installation en local, il est possible de parcourir le site internet des éditeurs pour découvrir les fonctionnalités proposées et les comparer. Pour trouver le logiciel approprié, plusieurs éléments sont à prendre en compte comme l’ergonomie du TMS, la renommée de l'éditeur, la présence d’un service après-vente, les possibilités d'évolution, etc.

L’intégration, la formation du personnel et le suivi de l’implémentation

Pour que l’intégration soit bien réalisée, l'éditeur doit collaborer avec les départements du transport, de la logistique et de la facturation. Viendra ensuite la formation du reste de l'équipe qui contribuera à améliorer leur prise en main de l’outil. Cette dernière doit être assurée par le concepteur de la solution et doit avoir lieu avant son déploiement dans l’entreprise.

Enfin, il est nécessaire de suivre l’implémentation du logiciel afin de régler les éventuels problèmes que pourrait rencontrer le personnel. Cette étape du processus peut durer quelques mois.