Définition et applications de l’Order management system (OMS)

Order management system : définition et origine

L’Order management system est un terme anglais qui désigne le système de gestion des commandes pour le retail omnicanal. Il s’agit plus précisément d’une plateforme ou logiciel capable de centraliser et d’automatiser l’ensemble des processus. L’OMS relie chaque étape du cycle de vie des commandes, du parcours des clients potentiels à leur livraison finale.

Grâce à l’automatisation, l’Order management system permet aux entreprises de gagner en temps et en ressources, tout en limitant les risques d’erreurs humaines. Ses atouts pour les entreprises concernent également l’amélioration de la traçabilité et de la visibilité des commandes. Ce qui favorise une bonne planification de la production et de l’ensemble de la logistique.

Avec l’OMS, une entreprise propose une expérience client plus intéressante. Les acheteurs peuvent passer leurs commandes en ligne et suivre les expéditions en temps réel. Les informations concernant la livraison sont transparentes et accessibles à tout moment.

Comment fonctionne l’Order management system ?

Le traitement des commandes avec l’OMS est un processus qui se décline en plusieurs étapes à savoir :

• la prise de la commande,
• la gestion des inventaires,
• les méthodes de paiement,
• le suivi des expéditions.

La commande est soumise dans un premier temps par le client à partir de l’un des canaux de vente. Elle est enregistrée par l’OMS avec les détails correspondants (articles, quantités, couleur, adresse de livraison, etc.).

L'Order management system vérifie la disponibilité des produits en considérant les données de tous les points de stocks de l’entreprise (magasin, entrepôt, fournisseurs, distributeurs, stocks futurs, etc.). Il effectue un suivi précis des entrées et sorties pour avoir une vue globale. Cela permet d'éviter les ruptures de stock sur le réseau et les retards qu’elles peuvent entraîner dans la livraison des commandes.

Lorsque l’article est disponible, le client peut consulter, en temps réel, les informations relatives aux modes de livraisons et les délais associés. En cas d’indisponibilité, l’OMS remonte cette info à l’acheteur qui pourra revenir ultérieurement ou précommander.

L’Order management system se charge d’orchestrer la commande en sélectionnant le point de vente le plus pertinent pour servir le client. Le logiciel procède aussi au paiement, s’assure qu’il est sécurisé et enregistre les données du client. L’entreprise bénéficie alors d’une gestion efficace des flux de trésorerie et diminue les risques de paiements non réalisés.

L’Order management system attribut un numéro unique pour le suivi du colis, de la préparation pour l’expédition jusqu'à la livraison finale. Il simplifie par ailleurs la gestion des procédures de retours en fonction de la politique de l’entreprise. Tout cela améliore la satisfaction de la clientèle et permet de résoudre rapidement les problèmes potentiels.

Les défis liés à l’implémentation de l’OMS en entreprise

Pour optimiser son fonctionnement, l’OMS doit être intégré aux systèmes de gestion des stocks, ceux de la relation client (CRM) et de la comptabilité. On favorise ainsi l'échange continue d’informations entre les départements et on réduit au maximum les erreurs de données.

Pour réussir l’implémentation de l’Order management system, les entreprises doivent prendre en compte les obstacles techniques et les besoins en termes de coûts et de temps. Son adoption peut s’avérer complexe et demander d’importantes modifications au niveau du système informatique actuel. Il faut veiller à une infrastructure totalement adaptée, mais aussi une équipe formée et prête à gérer les défis qui découleraient de sa mise en place.

L’entreprise qui souhaite implémenter l’OMS doit bien évaluer l’investissement requis. Elle prendra en compte les coûts initiaux pour l’installation, mais aussi les dépenses liées à la maintenance. La comparaison avec les potentielles économies et les avantages du dispositif est essentielle pour étudier sa viabilité sur le long terme. La mise en place de l’Order management system peut nécessiter beaucoup de temps. Une planification rigoureuse est alors indispensable pour limiter les perturbations opérationnelles.

En résumé, l’unification des stocks de l’enseigne est l’un des principaux avantages de l’OMS. Le système multiplie aussi les points d’expédition des commandes et améliore le taux de conversion en ligne. C’est également un moyen d'optimiser la gestion de la chaîne logistique, de limiter les ruptures de stock et d’accroître son chiffre d’affaires. Les clients, quant à eux, profitent d’une expérience d’achat plus fluide, d’une livraison rapide et de la réduction des coûts.